Najczęstsze błędy księgowe. Jak się ich wystrzegać?

Polskie prawo rachunkowe oraz podatkowe jest zawiłe i niejednoznaczne, a dodatkowo nawet kilka razy w roku dochodzi do jego zmian. Dlatego prowadzenie księgowości jest bardzo skomplikowanym procesem, który wymaga szerokiej i aktualnej wiedzy, umiejętności rachunkowych oraz terminowości. Zaniedbania w zakresie prawidłowego dopełnienia obowiązków księgowych, mogą doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Zatem warto poznać najczęstsze błędy księgowe, aby w przyszłości móc im zapobiec i tym samym uniknąć sankcji nałożonych przez Urząd Skarbowy.

Rozliczanie VAT – czyli obszar wielu błędów

Podatek VAT dla przedsiębiorców stanowi największy problem i najczęściej generuje wiele pomyłek w procesie jego rozliczania. Zazwyczaj przedsiębiorcy nie wiedzą, co mogą wliczyć w koszty uzyskania przychodu i tym samym, od czego mogą odliczyć podatek. W związku z tym często wydatki prywatne są bezpodstawnie wliczane w koszt uzyskania przychodu, zamiast tych biznesowych, które są bezpośrednio związane z działalnością firmy i jej rozwojem. Równie często pojawia się błędna interpretacja tego zagadnienia, co skutkuje tym, że każdy wydatek związany z działalnością firmy zostaje wliczany w koszt uzyskania przychodu – jest to błędne założenie, ponieważ nie od wszystkich produktów i usług zakupionych na poczet przedsiębiorstwa można odliczyć podatek VAT w całości lub w określonej części.

Istotnym problem jest też fakt, że wysokość stawek VAT nie jest jednakowa na wszystkie artykuły i usługi. Dodatkowo stawki VAT często ulegają zmianie pod wpływem podatkowych regulacji unijnych.

Bardzo często przedsiębiorcy pod natłokiem obowiązków zapominają o terminowym składaniu deklaracji VAT lub o opłacaniu podatków. Należy pamiętać, że nawet jednodniowe odstępstwa od wyznaczonych terminów mogą skutkować nałożeniem kar finansowych.

Jakie jeszcze błędy księgowe są najczęściej popełniane?

Oprócz błędów merytorycznych podczas rozliczania VAT-u i zaniedbań terminowych pojawiają się często różnego rodzaju pomyłki czy niedopatrzenia. Nierzadko w zeznaniach i deklaracjach brakuje niezbędnych informacji w formie załączników, dat, podpisów. Natomiast w przypadku faktur zakupowych przedsiębiorcy zapominają o wypełnieniu numeru NIP nabywcy. Również nagminnie zdarzają się pomyłki w obliczeniach podatkowych, które potem przedsiębiorca powinien wyjaśnić i skorygować. Dodatkowo wiele problemów generuje nieprawidłowe przechowywanie ważnych dokumentów księgowych, które często są niszczone lub utylizowane przed upływem 5 lat oraz niewłaściwie kategoryzowane bez utrzymania odpowiedniego porządku.

Wiele problemów sprawia także przedsiębiorcom prawidłowe odliczenie składki zdrowotnej od wyliczonego podatku, ponieważ można odliczyć jedynie 7,75% z wpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Również w kwestii rozliczeń sporo błędów ma miejsce w przypadku odpisów amortyzacyjnych oraz podczas rozliczania transakcji zagranicznych.

Biuro rachunkowe jako sposób na uniknięcie błędów księgowych

Powyżej opisane błędy są tymi najczęściej popełnianymi, ale to nie oznacza, że jedynymi. W księgowości ilość błędów, jakie można popełnić, jest naprawdę ogromna. Fakt ten wynika głównie ze stale zmieniających się przepisów oraz z tego, że rachunkowość to niezwykle obszerna dziedzina. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że niezależnie czy dany błąd został popełniony nieumyślnie, czy z premedytacją, przedsiębiorca bierze za nie pełną odpowiedzialność i może zostać odpowiednio ukarany.

W związku z tym, żeby uniknąć błędów i tym samym przykrych konsekwencji warto skorzystać z usług profesjonalnego i certyfikowanego biura rachunkowego. Współpraca ze specjalistami z zakresu obsługi księgowej zapewni sprawną i prawidłową kontrolę finansów. Należy też wspomnieć, że biuro księgowe zawsze służy pomocą w postaci fachowych porad, szczególnie podczas skomplikowanych analiz finansowych, optymalizacji podatkowej oraz wszelkich innych wątpliwości. Ponadto scedowanie obowiązków księgowych na odpowiedni podmiot ograniczy nerwy i stres związany z prowadzeniem księgowości. Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł spać spokojnie i w pełni zająć prowadzeniem swojej działalności, poświęcając maksimum swojego czasu i energii w rozwój przedsiębiorstwa.